1. Завдання оптимізації та автоматизації документообігу
2. «Підсіли» на DIRECTUM
3. цікава статистика
4. Помічник в управлінні
5. А далі…

Для скорочення втрат, пов'язаних з величезною кількістю паперових документів, компанії «Аскона» знадобилося впроваджувати інноваційні технології - систему електронного документообігу та взаємодії DIRECTUM.

«Аскона» - лідер індустрії товарів для сну в Росії, найбільша фабрика з виробництва ортопедичних матраців в Східній Європі. Головна мета компанії - зробити все можливе, щоб задовольнити потребу кожної людини в здоровому і комфортний сон. Сьогодні роздрібна мережа компанії включає в себе більше 300 фірмових магазинів «Аскона» по всій Росії і в країнах СНД.

Завдання оптимізації та автоматизації документообігу

«Аскона» - це швидкозростаюча, вертикально інтегрована, територіально розподілена компанія, в якій працює більше трьох тисяч співробітників. У міру зростання її бізнесу значно збільшувалася кількість паперових документів і ускладнювалися маршрути їх руху. Узгодження і обробка документів виконувалися на папері, так як цей процес став складним, тривалим і погано керованим: багато часу витрачалося на пошук і передачу документів між співробітниками, спостерігалися їх втрати. Така ситуація в кінцевому підсумку негативно впливала на продуктивність праці співробітників і ефективність роботи компанії в цілому. Неминуче настав момент, коли перед керівництвом постало завдання оптимізації та автоматизації документообігу. Особливо гостро ця проблема виявлялася в процесі продажів і маркетингової діяльності. Виникла об'єктивна необхідність у вирішенні таких завдань:

• підвищення ефективності роботи розгалуженої структури компанії;
• створення єдиного електронного архіву документів з зручним пошуком;
• дотримання термінів узгодження документів;
• контроль місцезнаходження документа на всіх стадіях його життєвого циклу;
• оперативна звітність про дотримання регламенту документообігу.

Вибір рішення було засноване на наступних вимогах до системи:

• зручне зберігання і легкий пошук документів по будь-яким параметрам;
• гнучка маршрутизація і оперативний контроль виконання документів;
• можливість гнучкого побудови аналітичних звітів;
• високий рівень інформаційної безпеки;
• інтеграція з системою для моделювання бізнес-процесів «Business Studio»;
• інтеграція з системою «Галактика-ERP».

Грунтуючись на цих вимогах, компанія уважно вивчила різні варіанти, які пропонуються сьогодні на ринку інформаційних технологій, прагнучи знайти високоякісний продукт, що вимагає мінімальних витрат на доопрацювання і максимально задовольняє потребам компанії.

В якості партнерів по впровадженню в першу чергу розглядалися компанії з великим досвідом впровадження систем електронного документообігу, а також мають досвід роботи з системою «Галактика ERP» і інтеграції цих систем.

Після експертного аналізу ринку програмних продуктів вибір був зроблений на користь системи електронного документообігу та взаємодії DIRECTUM. Надання послуг з впровадження системи було довірено офіційному партнеру компанії DIRECTUM і корпорації «Галактика» - ЗАТ «Тюмбіт-АСУ".

«Підсіли» на DIRECTUM

Завдяки можливостям сучасних комунікаційних технологій c метою економії часу, витрат на відрядження та транспортних витрат основні роботи по реалізації проекту було вирішено вести віддалено. Обстеження і деталізація потреб компанії були виконані безпосередньо на об'єкті замовника. Виникали побоювання і страхи з приводу такого підходу: складуться чи продуктивні довірчі відносини в команді проекту на відстані двох тисяч кілометрів, як пройде навчання, коли викладача немає поруч, чи зможе партнер оперативно реагувати на запити в період дослідної експлуатації? Ці питання хвилювали керівництво проекту. Але завдяки злагодженій роботі команди вдалося подолати всі труднощі та досягти запланованих цілей.

В ході впровадження ми виконали наступні завдання:

• Запустили роботу з організаційно-розпорядчою документацією, використовуючи модулі системи «Управління електронними документами», «Управління діловими процесами», «Канцелярія».
• Запустили в СЕД процеси підготовки та узгодження договорів на базі бізнес-рішення «Управління договорами».
• Налаштували процес узгодження заявок на оплату.
• Перевели в електронний вигляд архів фінансових документів.

Один з перших питань, яке мала вирішити проектна команда, - доставка образів документів від користувача до системи. Компанія територіально розподілена по всій території Росії. Доступ користувачів до її ресурсів здійснюється через термінал, тому для доставки документів вирішено було використовувати службу введення з електронної пошти. Користувачі по електронній пошті відправляють документи на певний службовий адресу, а система DIRECTUM завантажує їх з пошти за вказаними типами і номерами і прив'язує до карток. Якщо завантаження не пройшла, система автоматично розсилає користувачам повідомлення для виправлення помилок.

Далі було необхідно вирішити питання оптимальної роботи з довідниками. В розгорнутій СЕД немає, напевно, довідника, де було б менше сотні записів. А найбільший довідник - по клієнтам - включає в себе більше 200 тисяч записів. Тому була реалізована синхронізація основних довідників СЕД DIRECTUM з системою «Галактика ERP», а саме: контрагенти, договори, статті витрат, співробітники, центри відповідальності, підрозділи. Для інтеграції використовували механізм виклику інтерфейсів системи «Галактика ERP» через COM-об'єкти.

Для зручного і оперативного управління процесом ми додали оповіщення, підправили існуючі і зробили нові специфічні звіти.

Денис Володимирович Наумов, керівник проекту від компанії «Аскона», так сказав про проект: «З боку співробітників ми відчували величезне опір в ході проекту, але разом з партнером зробили систему настільки зручною і корисною для користувачів, що співробітники буквально« підсіли »на DIRECTUM ».

цікава статистика

Обсяги робіт дійсно були неабиякими. Ось деякі цифри проекту:

• більше 3000 співробітників;
• більше 200 000 клієнтів (їх завантаження в систему тривала більше доби);
• більше 300 віддалених підрозділів;
• віддаленість клієнта (м Ковров) і партнера (м Тюмень) - понад 2000 км;
• більше 1500 первинних документів на добу.

Які технології ми використовували при впровадженні СЕД?

Перерахую основні технології та методи, які були використані в ході проекту по впровадженню системи електронного документообігу:

• служба введення документів DIRECTUM;
• служба файлових сховищ DIRECTUM;
• рішення компанії DIRECTUM «Електронний архів фінансових документів»;
• «Галактика ERP» - інтегрована система управління підприємством;
• виклик інтерфейсів системи «Галактика ERP» через COM-об'єкти;
• прямі запити до бази даних;
• система для корпоративних комунікацій Microsoft Lync Server (до інтеграції з ним ми поки не дійшли, але в навчанні вже використовували);
• C #.

Помічник в управлінні

Розроблене на базі системи DIRECTUM рішення дозволило досягти наступних показників:

• швидкість узгодження документів збільшилася на 50%;
• швидкість доставки завдань також зросла на 50%;
• швидкість пошуку документів - не більше однієї хвилини. Наприклад, введення архіву фінансових документів призвело до економії часу бухгалтера на пошук потрібних документів в середньому на одну годину в місяць;
• ризик втрати інформації скорочений на 99%;
• продуктивність адміністратора збільшилася до 1000 документів в місяць. Час ходіння адміністраторів між офісами для узгодження документів скоротилося в середньому на дві години на день. Зараз цей час витрачається на виконання інших більш важливих функцій. Таким чином продуктивність праці зросла на 25%.

Не минає і дня, щоб ми не похвалили систему, адже вона взяла на себе тягар контролю сотень наших завдань: документи і завдання не втрачаються, дотримуються терміни. Керівники займаються контролем і управлінням, а система для них - хороший помічник.

А далі…

Ми не будемо зупинятися на досягнутих результатах. За допомогою системи DIRECTUM ми збираємося вирішити велику кількість управлінських завдань. У найближчій перспективі плануємо вирішити задачу автоматизації роботи з претензіями: налаштувати типовий маршрут для обробки всіх звернень клієнтів, організувати розсилання повідомлень про статус претензії, зробити інтеграцію з системою «Галактика ERP» для контролю дозволу претензій.

Високоякісний аналіз претензій за видами і причин виникнення дефектів, своєчасне їх розгляд і прийняття управлінських рішень за допомогою DIRECTUM допоможе нам в майбутньому скоротити витрати компанії, обумовлені претензіями внутрішніх і зовнішніх клієнтів.

Читайте також інтерв'ю .

джерело: PC Week