Як створити архів?
Ми розповімо, як правильно створити архів індивідуальному підприємцю або в щойно створеному товаристві з обмеженою відповідальністю (ТОВ). Стаття буде також корисна вже працює ТОВ, в якому немає архіву, але є завали документів.
Ви тільки що відкрили свою справу - стали індивідуальним підприємцем або засновником ТОВ. У цей період перед вами постануть кілька важливих питань:
• як правильно налагодити роботу з документами?
�� як зберігати документи, щоб в лічені хвилини знайти необхідний?
�� як не втратити документи?
Відповідь на ці питання один: потрібно налагодити чітку роботу двох важливих служб - діловодства та архіву.
Насамперед необхідно вивчити статут (або положення) організації, розробити організаційну структуру і штатний розклад (якщо організація працює давно, то останні два документа вже є).
Структура і штатний розпис організації
Структура створюється (як правило, у вигляді схеми) виходячи з напрямків діяльності організації і, звичайно, бюджету. Мінімальна структура - це один працівник (індивідуальний підприємець або єдиний учасник - засновник ТОВ). Він один у всіх особах: керівник, головний бухгалтер, секретар, архівіст. Однак за договорами може наймати співвиконавців.
Якщо в ТОВ штат невеликий (наприклад, десять працівників), то до штатного розпису можуть входити:
• керівник організації - 1 од .;
• заступник керівника - 1 од .;
• головний бухгалтер - 1 од .;
• бухгалтер-касир - 1 од .;
• секретар (він же діловод і архівіст) - 1 од .;
• співробітники (за основним профілем організації) - 5 од.
На перших порах, поки обсяг роботи невеликий, секретар успішно справляється з двома напрямками: веде діловодство і створює архів. Головне, навести порядок в документах. Для цього необхідно скласти номенклатуру справ, в основі якої лежить штатний розклад організації.
Створюємо номенклатуру справ
НАШ Словничок
Номенклатура справ - систематизований перелік заголовків справ, що заводяться в діловодстві організації, із зазначенням термінів їх зберігання [1] .
Терміни зберігання документів вказують, як правило, за Переліком типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання (затверджений наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558, в ред. Від 16.02. 2016 року; далі - Перелік 2010). Однак є ще й відомчі переліки.
Номенклатура справ складається за встановленою формою. Відповідальність за її складання покладається на службу діловодства (секретаріат, канцелярію та ін.) Організації.
Архівіст (якщо архів в організації відповідно до структури є самостійним підрозділом) зазвичай допомагає розробити номенклатуру справ.
Якщо організація невелика або знаходиться в стадії становлення, функції діловода і архівіста виконує один працівник. Він же і розробляє номенклатуру справ.
Номенклатура справ є основою для складання описів справ постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу.
Номенклатура справ оформляється на загальному бланку організації (в ІП такий бланк теж повинен бути), підписується особою-упорядником (відповідальним за службу діловодства) і затверджується керівником організації. На грифі «Стверджую» ставиться підпис керівника та вказується дата затвердження.
Після затвердження номенклатури справ видається наказ (по основній діяльності) про затвердження номенклатури справ організації (Приклад 1).
Після затвердження номенклатури справ і реєстрації наказу всі структурні підрозділи (або працівники) отримують виписки з заголовками справ з відповідних розділів номенклатури для використання в роботі. Кожен структурний підрозділ, отримавши виписку із загальної (зведеної) номенклатури справ, повинна завести папки для документів в суворій відповідності з індексами і заголовками справ номенклатури.
Виписка з номенклатури справ - це копія певного розділу номенклатури справ. Наприклад, бухгалтерія отримує виписку з номенклатури справ, в яку входить повністю розділ № 3 ( «Бухгалтерія»). Співробітники бухгалтерії, звіряючись з переліком заголовків справ з виписки, можуть правильно сформувати справи ще на етапі створення документа. Крім того, в бухгалтерію в обов'язковому порядку направляються всі копії наказів (по основній, адміністративно-господарської діяльності та особовому складу).
Номенклатура справ невеликої організації з переліком документів, які утворюються практично в кожній організації, може виглядати як в Прімері 2.
Розробка номенклатури справ - велика і трудомістка робота. Оскільки мета цього підрозділу - пояснити зв'язок номенклатури справ з формуванням справ та їх зберіганням в архіві, детально розглядати процес створення номенклатури справ ми не станемо.
Отже, номенклатуру справ склали, затвердили і виписки з неї видали співробітникам. Роздаючи виписки, працівникам потрібно пояснити, що слід завести папки-реєстратори типу «корона» відповідно до назв в номенклатурі справ і тільки в ці папки підшивати відповідні заголовку документи.
[1] Словник видів і різновидів сучасної управлінської документації. Росархів, ВНИИДАД. М., 2014.
2 Чи не наводиться.
Н.С. Рудіна, генеральний директор, ресурс «АРХІВ ДОКУМЕНТ»
? як не втратити документи?