1. Функції та підрозділи ФЕС компанії
2. Регламенти для фінансового блоку
3. Положення про фінансовий блоці
4. Положення про відділ ФЕС

Для успішного формування фінансового блоку фінансовий директор повинен визначити, які функції буде виконувати ФЕС і які підрозділи увійдуть до її складу. Потім необхідно розробити і затвердити документи, що регламентують діяльність ФЕС і її підрозділів, а також посадові інструкції для кожного з працівників: в ході узгодження і затвердження цих документів знімаються багато питань, пов'язаних з чисельністю співробітників, вимогами до їх кваліфікації, фондом оплати праці.

Універсального рецепта формування фінансового блоку не існує. У кожній конкретній ситуації структура ФЕС і функції її співробітників будуть залежати від цілого ряду чинників: специфіки бізнесу, вимог власників і законодавства. Щоб структура ФЕС була оптимальною, рекомендується обговорити з керівництвом компанії завдання фінансової служби, що випливають із стратегічних цілей, можливість делегування повноважень, необхідних для реалізації цих завдань, коло обов'язків співробітників, а також систему оцінки діяльності фінансового блоку і його руководітеля1.

Створюючи фінансовий блок, доведеться враховувати специфіку бізнесу, традиції, що склалися в компанії, - наприклад, виконання суміжних функцій співробітниками, особливості організаційної структури. Безумовно, це трохи ускладнює процес адаптації початківця фінансового директора, але, наприклад, не знаючи специфіки бізнесу компанії, ви не зможете ефективно впоратися навіть з простими завданнями, що стоять перед ФЕС.

Функції та підрозділи ФЕС компанії

Розглянемо завдання, які доведеться вирішувати фінансовому директору. Саме з цього слід виходити, визначаючи функції фінансової служби компанії і включає до складу ФЕС ту чи іншу подразделеніе2.

Фінансовий контролінг. Контролінг можна охарактеризувати як систему визначення цілей, прогнозування і планування, встановлення механізмів та інструментів досягнення поставлених завдань, а також перевірки того, наскільки успішно вони виполнени3. Цю роботу, як правило, виконує відділ фінансового контролінгу, або планово-економічний відділ. При визначенні функцій співробітників цього підрозділу слід пам'ятати, що система контролінгу тримається на «чотирьох китах»: облік, аналіз, планування і організації бізнес-процесів, що відносяться до компетенції фінансового директора.

Казначейська функція. До компетенції казначейства компанії зазвичай відноситься поточне управління грошовими потоками, визначення черговості платежів, порядку взаєморозрахунків, валютообмінні операції, а також контроль платежів і залишків на рахунках компаній всередині периметра групи, якщо мова йде про холдинг. Найчастіше казначейство виділяється в окремий підрозділ у великих і середніх компаніях, в невеликих фірмах відповідні функції виконують один або кілька співробітників (наприклад, менеджер по роботі з банками).

Залучення фінансування. Для залучення фінансування і вибору найбільш вигідного способу розміщення тимчасово вільних коштів в рамках ФЕС може створюватися відділ фінансування (кредитний відділ). Однак у багатьох компаніях функція залучення і розміщення грошових коштів нерідко також знаходиться у сфері відповідальності казначейства. При цьому діяльність даних підрозділів не обмежується тільки лише вибором надійного банку і отриманням кредитів на прийнятних для компанії умовах. Вони нерідко проводять роботу по амещенію кредитних ліній на банківські гарантії з відстрочкою платежу, випуску цінних паперів (векселів та облігаційних позик), впровадження факторингу, а також підготовчі роботи з виведення компаній на IPO.

Нормування. Нормування так чи інакше зачіпає різні сфери діяльності компанії. Це може бути нормування витрат, показників, що характеризують стан оборотних активів, тощо. І якщо керівник компанії грає роль такого собі прискорювача бізнесу, то фінансовий директор - власник процесу «нормування» - виступає як обмежувач, оскільки його завдання - не дозволити компанії зробити крок за межі своїх можливостей. У процесі нормування функції підрозділів ФЕС можуть бути розподілені по-різному. Наприклад, за нормування витрат може відповідати як бухгалтерія, так і відділ управлінського обліку (нерідко спільно з виробничими підрозділами); за нормування оборотних активів - той же відділ контролінгу.

Експертиза інвестиційних проектів. Хотілося б підкреслити, що розробкою інвестиційного проекту повинен займатися виключно менеджер проекту, інвестиційний блок (наприклад, відділ капітального будівництва) або блок розвитку компанії, а в компетенції фінансового директора знаходиться оцінка того, наскільки проект ризикований і який прибуток він може принести компанії в найближчому або віддаленому майбутньому. В цьому випадку в особі фінансового директора генеральний отримує консультанта і водночас контролера інвестиційної політики компанії.

У процесі узгодження і затвердження регламентів для ФЕС знімаються багато питань, пов'язаних з чисельністю співробітників, вимогами до їх кваліфікації, фондом оплати праці

Організація і ведення бухгалтерського і податкового обліку. Ця функція не вимагає особливих пояснень. Відзначимо тільки, що відповідальність за подання податкової, фінансової та статистичної звітності до контролюючих органів лежить на головного бухгалтера. Його дії зосереджені на тому, як правильно розрахувати податки в рамках діючої системи податкового обліку. Фінансовий директор відповідає за формування облікової і податкової політики, які тісно пов'язані з податковим плануванням. При цьому робота фінансового директора порівнянна по складності з роботою сапера на мінному полі. Якщо він привів своє підприємство до успіху і не «вибухнув», значить, врахував всі юридичні і фінансові тонкощі при формуванні фінансово-правової схеми діяльності компанії (див. Нижче).

Одне з питань, який не можна вважати однозначно вирішеним, - визначення рівня підпорядкованості головного бухгалтера. Головний бухгалтер, дотримуючись закону про бухгалтерський облік, повинен підкорятися генеральному директору. Якщо ж виходити з логіки управління, то його безпосереднім керівником є ​​фінансовий директор. Ще більш ускладнюється ситуація, коли бізнес-структура складається з декількох юридичних осіб, оскільки це має на увазі наявність декількох головних бухгалтерів.

Можу запропонувати досить просте рішення. Ніщо не завадить вам поставити на чолі відділу бухгалтерського обліку та звітності не головного бухгалтера, а керівника відділу бухгалтерського обліку та звітності. І тоді питання про те, хто кому підпорядковується, просто не виникне.

Чи слід крім відділу бухгалтерського обліку та звітності створювати спеціальний відділ податкового планування або ж відповідні функції будуть виконуватися співробітниками бухгалтерії, - не так принципово. Все залежить від того, наскільки велика сама компанія, суми податкових платежів, який обсяг договірної роботи.

Розробка і впровадження фінансово-правової схеми діяльності компанії. За реалізацію цієї функції відповідає як фінансовий блок компанії, так і юридичний. Іноді компанії формують договір-но-комерційний відділ, але так чи інакше фінансова служба бере активну участь в договірній работе4.

«Суміжні» функції. Є ще дві спірні функції, за ведення яких може відповідати фінансовий директор, - впровадження інформаційних технологій і внутрішній контроль (аудит).

Багато компаній включають до складу фінансового блоку службу інформаційних технологій. Це викликано тим, що фінансовий директор нерідко є основним ініціатором автоматизації бухгалтерського, податкового, фінансового та управлінського обліку. На мій погляд, інформаційні технології відіграють настільки важливу роль у формуванні бізнес-процесів компанії, причому не тільки фінансових, що більш ефективно виділити IT-підрозділ в окремий блок, підлеглий безпосередньо генеральному директору. Що стосується внутрішнього контролю, то в багатьох компаніях відповідна служба відповідає за аналіз підприємницьких ризиків і контролює процедури управління з усіх аспектів діяльності компанії. Тому, для того щоб залишатися неупередженим, цей підрозділ повинен підпорядковуватися безпосередньо генеральному директору. Однак в компаніях, де кредит довіри фінансовому директору високий, функція внутрішнього контролю делегується ФЕС. Таким чином, відділ внутрішнього контролю (або контрольно-ревізійне управління) стає складовою частиною ФЕС.

Дещо по-іншому йдуть справи з внутрішнім аудитом. Тенденція така, що внутрішній аудит зачіпає в тому числі і діяльність будь-якого топ-менеджера компанії, і ні фінансовий директор, ні генеральний не є тут винятком. Тому відповідний підрозділ зазвичай безпосередньо підпорядковується раді директорів або власнику компанії.

Структура ФЕС, розроблена з урахуванням всього вищесказаного, представлена ​​на рис. 1 на с. 72.

Малюнок 1 «Класична» структура ФЕС

Регламенти для фінансового блоку

Визначившись з функціями і структурою ФЕС і погодивши їх з керівництвом, слід зафіксувати отриманий результат в документах, що регламентують діяльність фінансової служби, її підрозділів і співробітників. Пам'ятайте: що зроблено, але не задокументовано, не зроблено зовсім.

Про які саме документи йдеться? Це набір положень, правил, інструкцій, що регламентують бізнес-процеси, власником яких є фінансовий директор, причому як базові (бюджетування, облік, залучення фінансування, проведення платежів; регламентуються відповідно бюджетної, облікової, кредитною політикою, порядком проведення платежів, складання фінансової звітності) , так і пов'язані безпосередньо з управлінням персоналом ФЕС. Останні часто називають HR-процесами. У процесі розробки, погодження та затвердження документів, що регламентують ці процеси, знімаються багато питань, пов'язаних з кількістю співробітників фінансового блоку, з вимогами до їх кваліфікації, з фондом оплати праці. При зміні вимог до функціональних обов'язків співробітників з боку керівництва компанії регламентуючі документи, затверджені раніше, дозволять звести до мінімуму потенційні конфлікти, змінити штатну чисельність і переглянути заробітну плату.

До набору документів, що регламентують HR-процеси, відносяться:

• Положення про фінансовий блоці (департаменті, управлінні, службі і т.д.);
• Положення про відділи, що входять до складу фінансового блоку;
• посадові інструкції, Положення про мотивацію співробітників фінансового блоку і т.д.

Можна вважати, що вам пощастило, якщо кадрова служба компанії працює як має: розробляє корпоративні регламенти та посадові інструкції, проводить планомірне навчання персоналу, справно виплачує компенсації тощо. У цьому випадку фінансовий директор просто використовує вже впроваджені стандарти. А що якщо в компанії система управління персоналом відсутня або носить формальний характер? Питання риторичне. Зупинимося докладніше на тому, які документи потрібно підготувати фінансовому директору.

Малюнок 2 Структура ФЕС в російських умовах

Положення про фінансовий блоці

При вибудовуванні системи документів, що регламентують базові процеси управління персоналом фінансового блоку, фінансовий директор починає з розробки положення «верхнього рівня», тобто Положення про фінансовий блоці. Розглянемо його складові.

1. Організаційно-функціональна структура фінансового блоку. Досить зручно представити організаційну структуру у вигляді блок-схеми (див. Рис. 1 на с. 72) з обов'язковим зазначенням назв відділів, кількості діючих штатних одиниць, категорії «Резервна».

2. Структурна і штатна чисельність фінансового блока5. Зазвичай представляється у вигляді таблиці з обов'язковим зазначенням назв відділів, посад, кількості діючих штатних одиниць, категорії «Резервна» (див. Таблицю на с. 76).

3. Основні цілі та завдання фінансового блоку. В даному розділі регламенту зазвичай дається опис цілей, сформульованих з урахуванням стратегії розвитку компанії, і завдань, які необхідно вирішити фінансовому блоку для їх досягнення. Завдання визначаються для кожного відділу.

4. Матриця функцій. Це таблиця, в якій по вертикалі розташовані функції фінансового блоку, а по горизонталі - організаційні ланки, тобто керівники та ключові співробітники відділів ФЕС. На перетині рядків і граф робиться відмітка (хто за що відповідає). Матриця функцій дає уявлення про можливу завантаженні відділів і дозволяє оптимально згрупувати функції по підрозділах.

5. Порядок взаємодії співробітників фінансового блоку. Зазвичай виділяють внутрішній порядок взаємодії - між окремими працівниками та (або) структурними підрозділами компанії і зовнішній - з окремими особами (наприклад, особливо великими клієнтами) або державними (комерційними) організаціями. Порядок взаємодії розробляється з урахуванням організаційної структури компанії в цілому, функцій і завдань інших її підрозділів, сформованих принципів і традицій.

6. Порядок вирішення конфліктних ситуацій. В даному розділі детально прописується процедура подачі апеляції або висловлення незгоди з ланцюжка «генеральний директор - фінансовий директор - керівник відділу - рядовий співробітник». Це стосується будь-яких питань і пропозицій (отримане завдання, яке приймається рішення, невідповідна компенсація, заохочення або покарання), в тому числі інноваційних, які можуть виникнути і у співробітника, і у його безпосереднього керівника.

7. Система показників, що дозволяють оцінити роботу фінансового директора і фінансового блоку. Цей розділ включає переліки і опис показників, при виконанні яких робота фінансового директора і його підлеглих визнається успішною. Показники повинні бути конкретними і вимірюваними.

8. Прикінцеві положення. У цій частині закріплені порядок погодження та затвердження Положення, термін його дії, процедура внесення змін, ознайомлення співробітників з Положенням та процедура його зберігання.

Положення про фінансовий блоці в обов'язковому порядку cогласовивается з кадровою службою компанії і затверджується генеральним директором.

Таблиця Структура і штат ФЕС

Найменування структурних підрозділів та посадСтруктурна чисельністьдіючарезервнаФінансовий директор10Відділ фінансового контролінгу50

Керівник відділу - фахівець з управлінського обліку 1 0 Фінансовий менеджер з бюджетування і планування 1 0 Фінансовий фахівець 1-ї категорії 1 0 Фінансовий фахівець 2-ї категорії 1 0 Фінансовий аналітик 1 0 Казначейство 4 1 Керівник відділу - скарбник 1 0 Кредитний офіцер 1 1 Фінансовий фахівець 1-ї категорії 1 0 Касир 1 0 Контрольно-ревізійний відділ 5 0 Керівник відділу - головний аудитор 1 0 Аудитор 2 0 Ревізор 2 0 Відділ бухгалтерського обліку та звітності 5 1 Начальник відділу (головний бухгалтер) 1 0 Заступник начальника 1 0 Бухгалтер 2 1 Бухгалтер-касир 1 0 Служба IT-супроводу 3 0 Керівник відділу 1 0 Програміст 2 0 Фінансовий блок 23 2

Положення про відділ ФЕС

До розробки положень про відділи, що входять до складу ФЕС, фінансовий директор залучає керівників відділів і делегує їм частину своїх повноважень. Регламент діяльності кожного з підрозділів ФЕС формується окремо і зазвичай складається з наступних частин:

1. Загальні положення. Тут вказується, що даний відділ є структурним підрозділом фінансового блоку компанії, прямо підлеглим фінансовому директору; прописується порядок створення і ліквідації відділу; закріплюється безпосереднє підпорядкування співробітників керівнику відділу. Тут же дається посилання на регламентують діяльність відділу документи (регламенти основних бізнес-процесів).

2. Структура відділу. У першому пункті цього розділу зазвичай міститься інформація про те, що структура і штатна чисельність відділу, а також зміни, що вносяться до організаційно-функціональну структуру та штатну чисельність, затверджуються наказом генерального директора виходячи з умов і особливостей діяльності компанії за пропозицією керівника даного відділу і погодженням з фінансовим директором. У другому пункті представлена ​​блок-схема відділу з обов'язковим зазначенням назв і кількості посад, включаючи категорію «Резервна».

3. Основні функціональні обов'язки співробітників відділу. Відповідно до Положення про ФЕС і завданнями підрозділу вказуються основні обов'язки його співробітників, спрямовані на реалізацію поставлених перед відділом цілей.

4. Права і відповідальність співробітників. У цьому розділі докладно викладені права, а також закріплена відповідальність кожного зі штатних співробітників відділу за виконання покладених на нього посадових обов'язків.

5. Контроль і перевірка ДІЯЛЬНОСТІ відділу. Ця частина регламентує порядок проведення ревізії діяльності відділу, тут же наведена система контролю і дані критерії оцінки.

6. Прикінцеві положення. Аналогічно Положення про фінансовий блоці.

Потрібно врахувати, що в ході узгодження положень про ФЕС і її відділах первісна структура фінансового блоку, його завдання та функції можуть зазнати змін. Буває, що деякі функціональні обов'язки одного співробітника або відділу дисонують із загальними функціями і вимагають «переміщення» в інші відділи або створення нового підрозділу. Це нормально, оскільки вся робота по створенню регламентів проводиться ще й з метою оптимізації структури фінансового блоку.