1. Зі статті ви дізнаєтесь:
2. Документи відомчого архіву
3. Об'єднаний відомчий архів
4. Основними завданнями ОВА є:
5. Основні правила відомчого архіву
6. Правила ВА знаходяться в тісній взаємодії з функціями даної структури:
7. Зберігання документів у відомчих архівах
8. Організація, що створює ВА, повинна мати у своєму розпорядженні:
9. Устаткування для зберігання документів у відомчому архіві

Якщо архів знаходиться в підпорядкуванні організації, яка не входить в систему державної архівної служби або є структурним підрозділом підприємства, то він називається відомчим. У даній статті ми розповімо про особливості організації та правилах роботи відомчих архівів.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Для роботи в галузі архівної справи існує спеціально створені архівні установи, однак крім них на кожному підприємстві існує свій архів - відомчий архів (далі по тексту - ВА).

ВА не входять до системи державної архівної служби, але при цьому є важливим джерелом поповнення її фондів.

Слід зазначити, що саме поняття "відомчий архів" включає в себе центральний архів відомства, архів обласного установи і архів окремого підприємства. В даному матеріалі мова піде про останній.

Документи відомчого архіву

ВА підприємства забезпечує зберігання ділових паперів, створених або отриманих в ході діяльності даної організації.

Для визначення профілю ВА розробляється відповідне положення про нього. Існує ряд типових положень, загальних для всіх різновидів ВА. Згідно з цими положеннями в ВА повинні зберігається наступні документи:

• документи постійного терміну зберігання, що відносяться до діяльності організації і закінчені поточним діловодством;
• документи тимчасового терміну зберігання (більше 10 років), а також документи з особового складу;
• документи постійного терміну зберігання та з особового складу, що відносяться до діяльності організацій, які є попередниками даного підприємства;
• особисті фонди діячів науки і мистецтва, що мають відношення до даної організації.

В ВА також можуть перебувати на зберіганні копії цінних документів, друковані та довідкові видання, необхідні для роботи.

До основних завдань ВА відноситься:

проведення заходів з комплектування фонду;

зберігання та облік одиниць фонду;

робота з підготовки та передачі справ в державний чи муніципальний архів ;

забезпечення доступу до даних і роботи з документацій;

методична робота і контроль документообігу.

Об'єднаний відомчий архів

Залежно від поточних потреб діловодства компанії передача справ в об'єднаний відомчий архів (ОВА) може здійснюватися через 2-3 роки після їх закінчення.

Якщо виникає необхідність прийняти справи в ОВА з інших організацій, то крім стандартної опису, потрібно оформити акт здачі матеріалів. В акті потрібно зафіксувати факт передачі справ, а також всього обліково-довідкового апарату (покажчики, картотеки, лист і справа фонду).

Заповнення облікових документів є завершальною процедурою прийому ділових паперів в ОВА.

Досить поширеною є ситуація, коли на державне зберігання передаються не всі справи, що знаходяться в ОВА. Оборот документів здійснюється ГАС. При цьому враховуються матеріали, які знаходяться в архіві в складі різних фондів.

В ОВА можуть зберігатися документи АФ РФ. При цьому вони підлягають централізованого державного обліку. Картка фонду є засобом здійснення даного обліку.

Якщо в ОВА знаходяться ділові папери кількох різних фондів, то необхідно завести список фондів і Книгу обліку надходжень і вибуття одиниць фонду.

Довідка

Основними завданнями ОВА є:

1. забезпечення керівників і структурних підрозділів компанії необхідною інформацією і виконання запитів за необхідними даними;
   
2. забезпечення виконання соціально-правових запитів;
   
3. робота з інформаційного забезпечення культурно-просвітницьких заходів компанії;
   
4. забезпечення співробітників, що працюють в читальному залі ОВА, необхідними інформаційними джерелами.

Процес комплектування державних архівів і ОВА має багато спільного. Він складається з виявлення ресурсів комплектування, складання переліку ділових паперів, які підлягають приміщенню в Держархів, здійснення прийому документації в архів. Робота по формуванню ОВА повинно здійснюватися за допомогою і під керівництвом фахівців ГАС.

Читайте також:

Основні правила відомчого архіву

Довідка

Правила ВА знаходяться в тісній взаємодії з функціями даної структури:

1. Здійснення комплектування фонду, прийому ділових паперів зі структурних підрозділів компанії та інших підвідомчих структур. Проведення експертизи цінності документації, що знаходиться в ОВА, щорічно. Проведення відбору ділових паперів для подальшого зберігання та відповідне їх оформлення.
   
2. Забезпечувати належне збереження компонентів фонду, підтримувати необхідний режим температури і вологості, необхідні санітарно-гігієнічні умови. Організувати облік документації, перевіряти наявність справ, своєчасно проводити дезінфекцію документів, проводити реставраційні роботи і топографування, готувати передачу справ на державне зберігання.
   
3. Забезпечувати можливість використання документів, інформувати керівництво і співробітників про склад даних, що містяться в справах, виконувати відповідні запити організацій і громадян.
   
4. Контролювати роботу діловодних служб і надавати їм необхідну допомогу. Складати номенклатуру справ і брати участь в роботі експертних комісій. Перевіряти відповідність оформлення справ чинним стандартам і правилам, перевіряти роботу архівів , Що знаходяться в підвідомчих структурах.

Більш докладний список функцій ОВА наведено в "Основних правилах роботи відомчих архівів".

Зберігання документів у відомчих архівах

З метою забезпечення належних умов зберігання документів в ВА необхідно провести ряд процедур, спрямованих на створення відповідних умов, дотримання нормативних режимів і організацію належної цілості документації, яка виключає можливість несанкціонованого доступу або втрату даних, а також підтримка інформаційних носіїв (паперових або електронних) в оптимальному фізичному стані.

ВА має бути надано або спеціально побудоване, або переобладнане будівлю або ізольовані приміщення.

Заборонено відводити під ВА приміщення з підвищеним рівнем вологості, погано провітрюваних і неопалювані, а також старі будинки. До них також відносяться підвальні і горищні приміщення і приміщення, розташовані поруч з харчовими складами, закладами громадського харчування, а також з організаціями, що займаються зберіганням, виробництвом або використанням хімічних і вибухонебезпечних речовин.

Довідка

Організація, що створює ВА, повинна мати у своєму розпорядженні:

1. сховищем для зберігання архівного фонду;
   
2. спеціальним приміщенням для організації прийому, тимчасового зберігання та акліматизації ділових паперів;
   
3. спеціальні зали для роботи дослідників;
   
4. окремі, ізольовані від сховища, кімнати для співробітників ВА.

Саме приміщення, відведений для розміщення ВА, має відповідати наступним вимогам:

гарантувати пожежну безпеку, виключати можливість затоплення і мати запасний вихід;

в приміщення повинні бути відсутніми магістральні трубопроводи газової, каналізаційної та водопровідної системи. Можлива наявність немагістральних, але ізольованих труб;

електропроводка повинна бути прихована, а мережеві розетки - герметизовані.

строго заборонено використання відкритого вогню, опалювальних приладів.

не допускається зберігання харчових продуктів і куріння.

розміщення об'єктів і предметів, що не відносяться до ВА, заборонено.

Устаткування для зберігання документів у відомчому архіві

Сховища ВА повинні бути забезпечені стаціонарними металевими пересувними стелажами. Вимоги щодо розміщення стелажів наведені нижче:

головний прохід між рядами стелажів повинен складати 120 см;

відстань між стелажами повинна становити 75 см;

зовнішня стіна будівлі і стелажі, паралельні їй, повинні знаходиться на відстані 75 см;

торець шафи або стелажа повинні знаходитися від зовнішньої стіни на відстані 45 см;

нижня полиця стелажа повинна бути на висоті, не нижче 15 см від підлоги.

Форма зберігання документів на стелажах - коробки або зв'язки. Зберігання ділових паперів на підлозі, підвіконнях категорично заборонено.

Якщо стіна приміщення має вікно, то стелажі повинні бути встановлені перпендикулярно їй. Відстань від вікон і батарей центрального опалення повинно бути не менше 0,6 м. Розміщення шаф і стелажів впритул до стін і радіаторів не допускається.

Науково-довідковий апарат ВА і облікові документи повинні зберігатися в спеціально придбаних для цих цілей сейфах і металевих шафах. Ці заходи передбачені з метою недопущення втрати, пошкодження або несанкціонованого доступу до даних.

Читайте також: