Відділ продажів - це одне з головних ланок підприємства. Робота в ньому повинна бути максимально оптимізована і налагоджена. Співробітники відділу повинні чітко розуміти свої завдання і виконувати їх ефективно.

Як правило, співробітники відділу продажів працюють за стандартним принципом. Вся документація заповнювалася на комп'ютері вручну безпосередньо самим менеджером. Звичайно, людський фактор при цьому може зіграти велике значення. Випадкова помилка при введенні якогось реквізиту може викликати масу проблем і складнощів. Доводиться перебирати безліч договорів та інших паперів, для того, щоб визначити промах працівника. За спиною кожного співробітника розташовуються величезні шафи, наповнені архівними базами угод, в яких людина, яка щойно прийшов на роботу, розбереться з працею.

Впровадження в систему відділу продажів « конструктора документів », Який є додатковим модулем для« 1С-Бітрікс. Корпоративний портал », дозволяє буквально повністю розвантажити менеджерів, інженерів та інший персонал.

До впровадження модуля «Конструктор документів» робота відділу продажів здійснювалася при використанні спеціально налаштованої конфігурації «1С: Підприємство». Її встановлювали на робочі місця співробітників. Програма вимагала постійного оновлення, нерідко в її роботі помічалися збої, які повністю припиняли роботу відділу, часто система видавала помилки різного роду. Кожен менеджер для повноцінної роботи на цій платформі повинен був уважно вивчити її суть, розібратися в основних командах і функціях. Процес оформлення угоди міг затягтися на тривалий час. Адже для досягнення фінального результату необхідно було пройти цілий ряд обов'язкових процедур. Потрібно було створити документ, вивантажити його в файл Excel. Після цього починалася тривала низка збору підписів, договори необхідно було друкувати, сканувати. Розсилка примірників договорів проходила за допомогою Outlook.

Система «1С-Бітрікс», а точніше модуль «Конструктор документів», стає просто подарунком. Співробітники проводять операції буквально за допомогою двох натискань комп'ютерною мишею. Менеджерам потрібно всього лише створити проект і запустити вже налаштований бізнес процес. Він формується самостійно, без участі працівника разом з проформой, що містить факсиміле, яка призначена для поштового відправлення безпосередньо клієнтові. Процедура оформлення угоди відбувається без відлучення працівника від його робочого місця, що, безсумнівно, можна вважати величезним плюсом. Працівник не виснажується в процесі постійної біганини, а керівник відділу продажів не стикається з необхідністю постійного пошуку менеджера по кабінетах офісу.

впровадження « конструктора документів »В роботу відділу продажів допомагає налагодити систему документообігу. Якщо раніше всі специфікації договорів, збережені з програми «1С: Підприємство» в Word, розміщувалися в загальній системній папці, то тепер робота йде через єдиний корпоративний портал. Для кожної угоди існує спеціально створений профіль, в якому можна подивитися її статус, процес виконання, суть, вартість і так далі. Кожен співробітник компанії має доступ до всіх даних в будь-який момент часу, що, безсумнівно, є величезною перевагою в порівнянні зі старою системою роботи.

Менеджери більше не плутаються в численних програмах, вони не повинні виконувати обов'язкову ланцюжок розвитку угоди. Позбавлення від 1С, Excel, Word, принтера, сканера, Outlook значно спрощує роботу всього кадрового складу і підвищує їх ефективність. Виставлення рахунку так само проходить більш зручно. Все виставляється і завантажується в «1С: Підприємство», друк і сканування більше не потрібно.

Модуль «Конструктор документів» можна доопрацювати таким чином, що він буде повністю підходити компанії.

Одним словом, якщо говорити про можливості, які дає впровадження системи «1С-Бітрікс. Корпоративний портал »спільно з« Конструктором документів », то можна виділити численні позиції.

Наприклад, накази або службові записки, довільні документи, заяви можна створювати в PDF форматі. Так само можна без проблем вести реєстр договір. Конструктор створює договору в форматі «MS Word 2007« за допомогою шаблону, проводить інтеграцію з CRM на рівні угоди або лидов. Процес роботи інтегрується з бібліотекою документів, а їх відправка клієнтам відбувається по електронній пошті без використання Outlook. «Конструктор документів» надає можливість двостороннього обміну з «1С: Підприємством», створення рахунків на підставі укладеного договору або угоди.

Робота модуля «Конструктор документів» можлива при використанні таких продуктів як «1С-Бітрікс: Корпоративний портал. Редакція "Бізнес-процеси».

Тепер всі угоди можуть проводиться в електронному вигляді, менеджери не стикаються з проблемою втрати і псування документів, більше не треба копіювати дані замовника і займатися іншими непотрібними справами.

Менеджери отримають свободу в діях і перестнут бути прив'язаними до нудної ланцюжку дій.