1. Проблема # 1. Співробітники багато часу витрачають даремно
2. Проблема # 2. Ручний пошук як джерело проблем відділу закупівель
3. Проблема # 3. Корупція у відділі закупівель
4. Проблема # 4. Оптимізація компетенцій і обов'язків співробітників відділу закупівель
5. підсумки

Відділ закупівель - одна з ключових артерій будь-якого бізнесу. В теорії кожен співробітник відділу повинен підшукувати найбільш вигідні пропозиції по співвідношенню «ціна - якість», вести переговори з постачальниками, перевіряти їх та займатися документообігом.

Але в силу менталітету і людської природи люди, що представляють відділ закупівель, найчастіше починають займатися виключно механічною транзакционной діяльністю. Тобто замість того, щоб самостійно знаходити і реалізовувати більш вигідні варіанти, вони просто виконують регламенти закупівель і оформляють угоди.

Рік тому я запустив онлайн-сервіс з пошуку замовників і постачальників FactoryFinder - фактично віртуальний відділ закупівель. Спостереження за організацією закупівель в декількох компаніях і власна автоматизація ще більше зміцнили мене в думці, що класична схема безнадійно застаріла і для поліпшення продуктивності праці необхідне застосування нових технологій.

Нижче ми розглянемо чотири головні аргументи на користь автоматизації відділу закупівель. Вони також продемонструють ряд ситуацій, які цілком можуть стати причинами для прощання зі співробітником.

Проблема # 1. Співробітники багато часу витрачають даремно

Найчастіше діяльність відділу зводиться до досить передбачуваною рутини - переглянути список старих і нових постачальників, їх ціни, порівняти ці ціни й інші умови, спробувати вибрати кращого.

Навіть якщо не брати до уваги весь той час, яке співробітник проводить даремно на робочому місці і розглянути ідеальний варіант - 8 годин на день повного посвячення бізнесу - все одно цього буде недостатньо. Нинішні електронні платформи зроблять за день то, на що співробітнику знадобиться тиждень. Річне обслуговування подібних програм обійдеться як мінімум в 10 разів дешевше, ніж оплата одного співробітника. Оптимізація відділу закупівель можливо за рахунок урізання і економії на цьому чималих коштів.

Часто можна спостерігати ситуації, коли навіть при контракті на поставку паперу для принтера на узгодженні сидять чоловік 7-10. Просто тому, що у них є така можливість і це дає їм відчуття значущості на роботі. Хоча через це компанія витрачає величезну кількість часу і грошей на імітацію бурхливої ​​діяльності.

Проблема # 2. Ручний пошук як джерело проблем відділу закупівель

При ручному пошуку постачальників завжди є ризик нарватися на того, хто не виправдає очікувань. Наприклад, на невелику молоду компанію, яка візьметься за замовлення і лише після усвідомлює, що не зможе його виконати. Звичайно, в правовій державі можна мінімізувати втрати за допомогою прописування в договорі поставок неустойки та іншого, але перш за все - це трата часу, нервів і необхідність шукати нового постачальника на заміну.

Часто сама кваліфікація співробітника не дозволяє йому належним чином проводити експертизу постачальників, і він продовжує діяти по шляху найменшого опору в рамках звичних шаблонів. Навіть якщо ми говоримо про кристально чесний працівника - йому може елементарно не діставати досвіду, щоб адекватно порівняти всі пропозиції і вибрати найоптимальніший. Як показує практика, ситуація досить поширена.

Плюси автоматизації - вибірка проводиться з бази перевірених і сертифікованих постачальників, що сильно знижує ймовірність подібної ситуації.

Проблема # 3. Корупція у відділі закупівель

Корупція - практично неминучий супутник людського фактора в бізнесі і особливо в закупівлях. Хтось буде вибирати конкретних постачальників, тому що афілійований з ними. Кому-то банально заплатять за вибір потрібного виконавця замовлення.

А ось фірма в такому разі витратить більше коштів на контракт гіршої якості. Випадки, коли співробітник відділу закупівель довгий час вибирав постачальником одну і ту ж компанію просто тому, що її власники були його родичами, відомі кожному. Причому поставляли компанії продукцію відверто низької якості за цінами в 3-4 рази вищими за ринкові.

Бували й зворотні ситуації - співробітники в спробах заощадити відверто тиснули на постачальників, погрожуючи більше з ними не працювати, якщо ті не знизять ціни. Підсумком був повний зрив поставок і запуск пошуку заново. Компанія втрачала масу часу і заробляла певну репутацію в очах спільноти постачальників.

Максимальна автоматизація процесу закупівель сильно обмежить можливості для подібних маніпуляцій - адже вся документація і дії кожного співробітника будуть протоколюватися, і навіть при поверхневій перевірці можна буде відразу встановити, на якому етапі закупівель (і на якому конкретно працівника) відбулося порушення. Як то кажуть, всі ходи записані.

І співробітник відділу закупівель більше не буде маленьким внутрішнім монополістом.

Проблема # 4. Оптимізація компетенцій і обов'язків співробітників відділу закупівель

Людина, що працює у відділі закупівель, - це найчастіше людина-оркестр. Тому що один і той же співробітник:

• проводить конкурс і всі пов'язані з ним заходи (підготовка документів та інше);
• розміщує замовлення;
• вибирає потрібних постачальників;
• укладає контракти.

На будь-якому з цих етапів людина може зробити помилку. Неправильно заповнити реквізити, промахнутися з датою, помилитися в ціні контракту (були випадки, коли недодрукованих в кінці суми нуль зменшував ціну контракту на порядок, а прописування в термінах «2107» замість «2017» давало постачальнику непоганий запас по часу виконання зобов'язань).

Використання автоматичної системи на всіх цих етапах економить не тільки час, але і дає захист від виникнення подібних ляпів. Які досить критичні.

Тому скорочення числа осіб, механічно виконують елементарну роботу і не особливо вникає в суть процесу, на користь автоматизації принесе компанії тільки користь у всіх сенсах.

підсумки

Сьогодні автоматизація закупівель вже перейшла з розряду рекомендацій в обов'язкову складову бізнесу, що дозволяє крім усього іншого значно скоротити сам відділ закупівель, в якому приблизно третина співробітників не представляє практичної цінності для компанії. Більш того автоматизація гарантує прозорість всіх контрактів і транзакцій, а решті співробітників сильно допоможе в роботі (автоматизація контрактів, скоринг постачальників та інше).

Якщо пошук постачальників, їх оцінка, заповнення паперів та інше у вашій компанії все ще здійснюється вручну, і ви з якихось причин боїтеся віддавати це все відразу на відкуп автоматизації відділу закупівель, реалізуйте намір поступово - результат все одно буде видно неозброєним поглядом.